Munculnya trend bekerja secara remote atau dari jarak jauh membuat semakin banyak pula munculnya layanan jasa penyedia virtual office. 

Akan tetapi, Anda justru harus makin jeli memilih di antara banyaknya opsi penyedia virtual office ini. Pasalnya, hal ini akan berpengaruh terhadap kredibilitas usaha Anda. 

Apa Itu Virtual Office? 

Virtual Office adalah layanan kantor virtual yang memungkinkan suatu kegiatan usaha beroperasi secara profesional dan legal tanpa memiliki kantor fisik. 

Konon, konsep kantor virtual ini terlahir pada 1970. 

Seiring dengan perkembangan teknologi informasi, termasuk terjadinya pandemi, keberadaan virtual office ini pun semakin berkembang. 

Bahkan, sekarang Anda bisa menemukan keberadaan sejumlah aplikasi virtual office yang dapat diunduh melalui perangkat ponsel pintar. 

Jenis Layanan Apa Saja yang Disediakan Oleh Virtual Office? 

Tidak jauh berbeda dengan pengelola gedung perkantoran, penyedia jasa virtual office umumnya juga menyediakan sejumlah fasilitas untuk mendukung kliennya. 

Ada beberapa jenis layanan dasar yang disediakan oleh pihak penyedia jasa virtual office, antara lain: 

Alamat usaha

Dengan menyewa layanan virtual office, Anda bisa memanfaatkan alamat virtual office tersebut sebagai alamat tempat usaha Anda. 

Jadi, bisa dibilang alamat usaha adalah layanan utama yang diberikan oleh semua vendor penyedia jasa virtual office. 

Dukungan administrasi 

Selain alamat, penyedia jasa virtual office biasanya juga menyediakan dukungan administrasi seperti pengelolaan surat-menyurat dan panggilan telepon.

Layanan ini tentunya akan sangat memudahkan Anda. Selain itu, layanan ini juga akan membuat bisnis Anda terkesan lebih profesional di mata mitra kerja. 

Keberadaan layanan ini juga dapat menghemat budget Anda karena tak perlu lagi menyewa jasa administrator lagi secara terpisah. 

Anda bisa mengalokasikan dana yang sebelumnya untuk biaya jasa administrator ini untuk kebutuhan lain, misalnya biaya konsultan pajak perusahaan. 

Ruang meeting

Meski aktivitas usaha Anda berjalan secara remote, ada kalanya Anda tetap perlu bertemu langsung dengan supplier, konsumen, atau kolega. 

Oleh karena itu, penyedia layanan virtual office umumnya juga menyediakan ruangan yang bisa Anda pakai untuk mengadakan meeting usaha. 

Hal ini tentunya lebih terkesan profesional, kondusif, dan ekonomis ketimbang Anda harus menggelar pertemuan itu di kedai kopi atau restoran. 

Video conference

Selain lokasi untuk pertemuan tatap muka, penyedia jasa virtual office biasanya juga siap memfasilitasi Anda untuk menyelenggarakan video conference. 

Layanan ini tentunya sangat berguna untuk mendukung aktivitas usaha Anda yang mayoritas berlangsung secara remote

Tanda-tanda Penyedia Virtual Office Tidak Terpercaya

Meningkatnya minat dan kebutuhan pekerja terkait virtual office membuat semakin banyak pihak yang tertarik untuk menjadi penyedia layanan jasa tersebut.

Hal ini membuat Anda perlu lebih jeli karena belum tentu semua pihak yang mengaku menyediakan jasa virtual office ini bonafid. 

Beberapa hal yang bisa menjadi indikator bahwa sebuah vendor penyedia layanan jasa virtual office kurang terpercaya, yaitu: 

Lokasi dan alamat virtual office tidak jelas

Bagaimana persepsi Anda apabila menemukan sebuah bisnis yang alamat tempat usahanya tidak jelas dan lokasinya sulit dicapai? 

Kemungkinan besar jawabannya adalah Anda akan merasa bahwa bisnis itu kurang profesional dan kurang bisa dipercaya. Hal yang sama berlaku untuk penyedia layanan virtual office. 

Jika alamat yang diberikannya kurang meyakinkan, Anda perlu meragukan pula kredibilitas penyedia jasa virtual office tersebut.  

Provider virtual office tidak menyediakan layanan lain selain alamat

Seperti yang tercantum dalam poin pembahasan sebelumnya, provider jasa virtual office umumnya juga menyediakan sejumlah layanan pendukung lainnya. 

Akan tetapi, ada pula provider yang hanya menyediakan layanan berupa alamat usaha saja. 

Jika demikian, maka Anda tentu perlu berpikir ulang untuk menggunakan provider tersebut. 

Minimnya layanan yang disediakan oleh penyedia jasa virtual office ini mengindikasikan bahwa kesiapan vendor mendukung usaha Anda juga kurang maksimal. 

Penyedia virtual office belum berstatus sebagai PKP 

Vendor yang menyediakan layanan virtual office tentunya juga tercatat sebagai pelaku usaha yang memiliki kewajiban untuk membayar pajak. 

Oleh karena itu, sudah sepantasnya vendor tersebut berstatus sebagai PKP atau Pengusaha Kena Pajak. Jika tidak demikian, Anda perlu meragukan kredibilitas vendor tersebut sebagai pengusaha. 

Selain itu, perlu Anda ketahui pula bahwa memanfaatkan jasa vendor virtual office yang belum berstatus PKP dapat merepotkan Anda kelak. 

Pasalnya, Anda akan kesulitan untuk menjadikan perusahaan Anda sebagai PKP jika vendor virtual office Anda juga belum berstatus PKP. 

Harga yang ditawarkan provider virtual office terlalu murah

Penawaran sewa virtual office murah merupakan salah satu materi promosi yang paling sering digunakan penyedia layanan untuk menarik minat calon konsumen. 

Akan tetapi, Anda perlu waspada apabila penyedia layanan tersebut menawarkan harga yang terlalu jauh di bawah harga pasar. 

Bisa jadi sebenarnya masih ada biaya-biaya tersembunyi terkait jasa penyedia virtual office itu yang tidak diperhitungkan dalam harga penawarannya. 

Hal itu berarti Anda beresiko terpaksa harus membayar biaya tak terduga di kemudian hari karena sudah terlanjur menandatangani kontrak. 

Bila menemukan ada penawaran virtual office gratis, Anda perlu mengantisipasi kemungkinan kalau penawaran itu hanya berlaku semasa periode uji coba. 

Tips Memilih Penyedia Layanan Virtual Office yang Terpercaya

Mengingat pemilihan virtual office nantinya akan sangat berpengaruh terhadap kredibilitas dan kelangsungan usaha, Anda tentu perlu mempertimbangkan masak-masak sebelum memilih. 

Beberapa aspek penting yang perlu Anda perhatikan dengan seksama agar tidak sampai terkecoh dengan vendor virtual office abal-abal antara lain: 

Pertimbangkan lokasi dan alamat virtual office

Perlu Anda ingat bahwa alamat virtual office ini akan menjadi alamat rujukan perusahaan Anda. Tempat itu pun terkadang akan menjadi lokasi pertemuan Anda dengan kolega. 

Jadi, meski tidak akan rutin menempatinya secara fisik, sebaiknya Anda mempertimbangkan untuk memilih virtual office yang lokasinya aman dan strategis.

Selain berdampak positif terhadap citra perusahaan, hal ini juga akan berpengaruh terhadap kenyamanan dan keleluasaan Anda saat mengaksesnya secara offline. 

Cermati layanan apa saja yang disediakan oleh penyedia jasa virtual office 

Pastikan bahwa vendor setidaknya mampu menyediakan layanan-layanan standar virtual office yang umumnya ditawarkan, yakni dukungan administrasi, ruang meeting, dll. 

Dengan begitu, Anda bisa cukup meyakini kemampuan vendor untuk mendukung kelangsungan usaha Anda. Selain itu, hal ini juga memastikan keuntungan Anda sebagai pengguna jasa. 

Periksa status provider virtual office

Pastikan pula vendor virtual office yang akan menjadi rekanan Anda sudah berstatus PKP. Hal ini penting untuk memastikan kewajiban perpajakan Anda tidak akan terdampak negatif.  

Selain itu, pertimbangkan pula untuk memilih vendor yang sudah tergabung dalam PERJAKBI atau Perhimpunan Pengusaha Jasa Kantor Bersama Indonesia.  

Dengan begitu, Anda niscaya akan bisa menjalankan aktivitas usaha dengan tenang karena yakin memiliki rekanan yang kredibilitasnya terjamin.

Sebagai tambahan informasi, kode KBLI penyedia virtual office adalah 82110. Kode ini khusus untuk menandai Aktivitas Penyedia Gabungan Jasa Administrasi Kantor. 

Jika Anda butuh bantuan untuk memilih penyedia virtual office yang terpercaya, maka Business Flex siap membantu Anda.