Sama seperti operasional kantor pada umumnya, aktivitas usaha yang memanfaatkan fasilitas kantor virtual, termasuk layanan sewa virtual office murah, juga perlu dilengkapi dengan SOP virtual office.
Keberadaan SOP virtual office ini sangat penting untuk memastikan aktivitas di kantor virtual itu dapat berjalan dengan efektif dan efisien.
Apa Itu SOP Virtual Office?
Secara umum, pengertian SOP atau Standar Operational Procedure adalah panduan tertulis yang memuat langkah-langkah baku untuk menyelesaikan suatu pekerjaan.
SOP ini memiliki sifat mengikat, yang berarti akan ada sanksi apabila pihak yang terkait melanggar atau tidak menerapkannya dengan benar.
Tujuan dan Manfaat SOP
Tujuan penyusunan SOP untuk menciptakan efisiensi dan konsistensi kerja supaya hasil pekerjaan itu dapat memenuhi standar kualitas yang sudah ditetapkan.
Dengan adanya SOP, niscaya resiko terjadinya kesalahan (human error) yang dapat mengakibatkan gagalnya pencapaian hasil kerja dapat diminimalisir.
Selain itu, keberadaan SOP juga akan memudahkan proses pelatihan apabila ada pekerja baru atau perusahaan hendak membuka cabang.
Cara Menyusun SOP untuk Virtual Office
Selain menjabarkan tentang bagaimana suatu pekerjaan dilakukan, SOP biasanya juga menjelaskan siapa petugas pelaksananya, alat apa saja yang digunakan, dsb.
Dalam menyusun SOP untuk tim kerja di virtual office, ada beberapa tahapan yang perlu Anda jalankan, yaitu:
Menentukan judul atau jenis SOP berdasarkan aktivitas-aktivitas utama virtual office
Untuk memulai langkah penyusunan SOP virtual office, pertama-tama Anda perlu menetapkan aktivitas-aktivitas utama yang berlangsung di kantor virtual tersebut.
Aktivitas ini terutama berkaitan dengan jenis layanan virtual office, yang biasanya meliputi penyediaan alamat usaha, ruang meeting, mail support, dll.
Dengan mencatat aktivitas-aktivitas virtual office, Anda bisa mengetahui SOP apa saja yang perlu Anda susun. Misalnya: SOP virtual meeting.
Perlu Anda perhatikan pula bahwa seringkali suatu aktivitas utama membutuhkan lebih dari satu SOP untuk memenuhi. Jadi, Anda perlu menyusun SOP induk dan SOP turunan.
Misalnya, untuk layanan penggunaan ruang meeting, Anda mungkin perlu menyusun SOP-nya sebagai berikut:
- SOP Induk: SOP Penggunaan Ruang Meeting
- SOP Turunan:
- SOP Pemesanan Penggunaan Ruang Meeting
- SOP Pelaksanaan Penggunaan Ruang Meeting
- SOP Penyelesaian Penggunaan Ruang Meeting
Menetapkan tujuan dan PIC (Person In Charge) SOP
Setelah menentukan aktivitas-aktivitas utama yang perlu dibuatkan SOP-nya, Anda perlu menetapkan standar kualitas yang hendak dicapai oleh masing-masing aktivitas tersebut.
Standar kualitas ini nantinya akan menjadi tujuan dari SOP yang Anda susun.
Rumuskan tujuan SOP ini dengan bahasa yang ringkas dan jelas supaya mudah dipahami.
Contoh: mengirimkan semua surat klien kepada pihak yang bersangkutan pada hari yang sama surat itu sampai di virtual office.
Selain tujuan, tentukan pula siapa yang harus menerapkan masing-masing SOP tersebut. Misalnya: customer service virtual office.
Rumuskan detail SOP
Tuliskan secara detail langkah-langkah yang harus dijalankan oleh PIC SOP untuk menyelesaikan aktivitas yang menjadi tanggung jawabnya.
Selain itu, tuliskan pula critical point (poin-poin penting) yang harus diperhatikan oleh PIC SOP karena akan mempengaruhi standar kualitas kerja.
Contoh:
Judul: SOP Pemesanan Fasilitas Ruang Meeting
Tujuan: menyediakan ruang meeting dengan fasilitas standar yang dapat beroperasi sebagaimana mestinya, sesuai waktu dan kapasitas yang diminta oleh klien.
PIC: Customer Service virtual office
Detail SOP:
- Customer Service virtual office menerima informasi pemesanan dari klien yang hendak memanfaatkan fasilitas ruang meeting
- Customer Service menanyakan hari, tanggal, jam, dan durasi klien hendak menggunakan ruang meeting.
- Critical point: Customer Service memeriksa jadwal ketersediaan ruangan meeting. Alasannya untuk memastikan ruangan meeting benar-benar tersedia dan rencana penggunaannya tidak sampai bentrok dengan pihak lain.
- Customer Service menginformasikan kepada klien bahwa rencana penggunaan ruang meeting dapat direalisasikan sesuai permintaan.
- Critical point: Customer Service mencatat jadwal pemesanan ruang meeting oleh klien dalam daftar penggunaan ruangan tersebut.
Alasannya: untuk mencegah resiko ada pihak lain yang menggunakan ruang meeting pada waktu yang sudah dipesan oleh klien.
Tetapkan sanksi pelanggaran SOP
Seperti yang sudah disebutkan dalam poin pembahasan sebelumnya, SOP memiliki sifat mengikat bagi PIC yang bertanggung jawab menerapkannya.
Jadi, jika PIC yang bertanggung jawab tidak menerapkan detail SOP itu dengan benar, maka PIC tersebut dapat terkena sanksi.
Sanksi pelanggaran ini bisa berupa teguran lisan, pemberian surat peringatan (SP), bahkan pemecatan.
Pemberian sanksi ini disesuaikan dengan jenis dan intensitas pelanggaran.
Pelanggaran yang berkaitan dengan critical point biasanya memiliki konsekuensi yang lebih berat karena berdampak langsung terhadap pencapaian kualitas kerja.
Selain itu, PIC yang melakukan pelanggaran berulang kali biasanya juga akan mendapatkan sanksi yang semakin berat.
Lakukan evaluasi berkala
Evaluasi ini bertujuan untuk mengetahui apakah SOP yang Anda terapkan masih relevan dengan kondisi zaman dan tuntutan pasar.
Perlu Anda ketahui bahwa aktivitas operasional usaha pada umumnya bersifat dinamis. Hal ini terutama karena dewasa ini perkembangan teknologi informasi semakin cepat.
Pelaku usaha harus terus menerus melakukan improvement atau peningkatan agar bisa terus memenuhi kebutuhan pasar dengan efektif.
Hal ini berarti pelaku usaha ada kalanya harus mengubah metode dan prosedur kerjanya. Dengan begitu, pedoman kerja atau SOP perusahaan pun perlu mengalami penyesuaian.
Meski sudah mengalami revisi, SOP yang lama biasanya tidak serta merta dilupakan begitu saja. Dokumen tersebut biasanya akan tetap diarsipkan sebagai bahan pembelajaran historical.
Sebagai tambahan informasi, setiap SOP biasanya memiliki nomor kode spesifik yang dipakai sebagai acuan untuk pengelolaan atau pengarsipan dokumen tersebut.
Jenis-Jenis SOP Virtual Office
Aktivitas usaha yang beroperasi melalui office virtual umumnya relatif tidak sebanyak bisnis konvensional yang bertempat di pabrik atau gedung perkantoran.
Beberapa aktivitas kerja yang umumnya berlangsung dan merupakan standar layanan virtual office serta membutuhkan adanya SOP kantor virtual, yaitu:
SOP Kesepakatan Kerja Sama Klien dan Penyedia Layanan Virtual Office
Kesepakatan kerja sama merupakan langkah penting yang akan mempengaruhi kelanjutan proses rekanan Anda dengan mitra kerja. Jadi, sudah sepatutnya ada pedoman khusus untuk pelaksanaannya.
Critical point dalam jenis SOP ini umumnya meliputi keharusan untuk verifikasi dokumen.
Klien biasanya wajib memberikan KTP, KK, atau NPWP-nya untuk pendaftaran.
SOP lain yang berkaitan dengan aspek legal kantor virtual ini yakni SOP yang mengatur mengenai soal perpajakan.
Sekedar pertanyaan intermezo, apakah Anda termasuk pengusaha yang suka mengurus perpajakannya sendiri atau lebih memilih membayar biaya konsultan pajak perusahaan?
SOP Mail Handling atau penanganan surat-menyurat
Mail Handling adalah salah satu layanan utama virtual office sehingga keberadaan SOP menyangkut aktivitas ini tak boleh luput dari perhatian.
Contoh critical point dalam SOP ini adalah provider harus mengirimkan surat klien atau setidaknya memberikan notifikasi mengenainya dalam 1×24 jam.
SOP layanan resepsionis dan penerimaan telepon
Selain mail handling, penerimaan telepon juga merupakan layanan andalan virtual office. Hal yang perlu diperhatikan dalam aktivitas ini antara lain:
- Resepsionis harus menerima telepon menggunakan nama perusahaan klien.
- Pesan harus diteruskan kepada klien secara real-time.
SOP Penggunaan Fasilitas Virtual Office (Meeting Room & Co-working)
Seperti yang telah Anda baca sebelumnya, SOP ini bisa jadi memiliki beberapa SOP turunan yang meliputi:
- SOP Pemesanan, dengan salah satu contoh critical poin yang mengharuskan klien memesan minimal H-1.
- SOP Penggunaan, dan
- SOP Penyelesaian Penggunaan, dengan salah satu critical point yang menyebut bahwa klien bertanggung jawab merapikan kembali ruang setelah memakainya.
Jika Anda membutuhkan bantuan terkait SOP virtual office ini, maka Anda bisa menghubungi dan memanfaatkan jasa layanan Business Flex.
